Bilingual Administrative Assistant (Remote)

Asistente Administrativo Occupancy & Retention Support
Horario: Lunes a viernes, 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Descripción del cargo
El Agente de Soporte de Ocupación y Retención (Occupancy & Retention Support) en Solvo es responsable de apoyar al equipo de Renovaciones mediante la creación y gestión de verificaciones de ocupación (Occupancy Checks) a través del sistema iVueit.
Este rol es clave para asegurar la validación oportuna de la ocupación de propiedades, apoyando decisiones relacionadas con renovaciones, desocupaciones (move-outs) y procesos de escalamiento.
Responsabilidades
1. Creación y gestión de Occupancy Checks
Monitorear eventos relacionados con renovaciones, incluyendo:
Transiciones a MTM (Month-to-Month) cuando el residente no acepta o rechaza la renovación
Silencio de 7 días después del inicio del MTM
Crear verificaciones de ocupación externa en la plataforma iVueit, siguiendo los procedimientos estándar (SOP), incluyendo:
Acceso al panel de iVueit
Creación y etiquetado de lotes (ID de propiedad + fecha)
Validación y mapeo correcto de direcciones
Configuración de encuestas bajo Exterior Occupancy Check con SLA de 72 horas
Configuración de ventanas de servicio (8:00 a.m. 6:00 p.m.)
Activación de marcas de tiempo en fotos y notificaciones
Asegurar la precisión y completitud de cada orden antes de enviarla
2. Escalamiento interno y soporte de órdenes de trabajo (Ender)
Iniciar flujos de escalamiento interno según los resultados obtenidos
Crear tareas en Ender para las propiedades correspondientes
Generar y configurar órdenes de trabajo (Work Orders WO)
Asignar las órdenes de trabajo al equipo de mantenimiento (EG Maintenance)
Documentar de forma clara y consistente cada solicitud
3. Seguimiento y gestión de resultados
Revisar resultados completados en iVueit y dirigirlos según corresponda:
Vacante confirmada: enviar a Move-Outs para cierre
Ocupada: notificar al equipo de Renovaciones para continuar el proceso
Propiedad < $500: enviar a Move-Outs
Propiedad $500: poner en espera y marcar para verificación
Resultados inconclusos: iniciar escalamiento interno en Ender
Mantener registros y estados actualizados de cada caso
4. Soporte administrativo
Apoyar solicitudes administrativas relacionadas con retención
Garantizar la precisión de documentación y consistencia de procesos
Reportar problemas recurrentes, retrasos o inconsistencias al equipo de liderazgo
Requisitos y habilidades
Alta atención al detalle y cumplimiento de procesos
Capacidad para seguir procedimientos y ejecutar tareas repetitivas con precisión
Experiencia trabajando con múltiples sistemas (iVueit, Ender)
Ingles avanzado B2+ o C1

• Educación mínima: Bachillerato / Educación Media
• 1 año de experiencia
• Idiomas: Inglés